Règlement intérieur

ARTICLE 1 : LES UTILISATEURS

     La salle des fêtes est à la disposition des associations Ploeucoises, des particuliers, des Associations et sociétés extérieurs, qui en feront la demande à la Mairie et qui accepteront le présent règlement. Les Sociétés Ploeucoises seront prioritaires, les demandes des particuliers, des sociétés et des Associations extérieurs n'étant prises en considération qu'après établissement du calendrier des fêtes.

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DU DEMANDEUR

     Tout demandeur est responsable pécuniairement des dégradations de toute nature s'étant produite au cours de la manifestation. En cas de dégâts, le demandeur devra en faire la déclaration à la Mairie dans les vingt quatre heures.

ARTICLE 3 : LES CONDITIONS DE LOCATION

     La salle sera louée sous conditions suivantes :

  • Acceptation et respect du présent règlement,
  • Versement à titre de caution de la moitié du coût de la location, cette somme étant calculée sur la base des tarifs fixés par délibération du Conseil Municipal pour l'exercice en cours. Le paiement est effectué à la Mairie, à l'ordre de Trésor Public. La caution doit être considérée uniquement comme une garantie couvrant le risque d'une éventuelle annulation de location : le versement de la moitié de la location un mois avant la manifestation sera considéré comme une avance sur ce prix mais restera acquis en cas d'annulation.
  • Souscription par le locataire d'une assurance responsabilité civile qui couvre des dégâts vis à vis des tiers et des biens confiés. Une photocopie sera remise au responsable lors de la remise des clés.

ARTICLE 4 : LES RESERVATIONS

     Les demandes de réservation sont à adresser à la Mairie deux mois avant la date prévue. Toute réservation sera soumise à un acte d'engagement écrit. Tout litige sera réglé par la municipalité.

ARTICLE 5 : ANNULATION

     Toute annulation de réservations devra être déposée en Mairie, par écrit, au plus tard 30 jours avant la date retenue pour la manifestation concernée. Dans le cas contraire la caution demandée restera acquise à la Commune.

ARTICLE 6 : REMISE DES CLES

     Les clés de la salle seront remise par le responsable au demandeur la veille ou le jour de la location et seront restituées le lendemain de la manifestation. Très important : la reproduction des clés confiées est strictement interdite sous peine de poursuites.

ARTICLE 7 : HORAIRE D'UTILISATION

     Les utilisateurs de la salle sont tenus de faire respecter les horaires de fermeture de cette salle (2 heures du matin - exception faite des dérogations prévues par la Loi). Les organisateurs sont responsables de la bonne tenue de la manifestation. Ils sont tenus de s'assurer de l'extinction des lumières et sont responsables de la fermeture des portes.

ARTICLE 8 : CONDITIONS D'OCCUPATIONS-NETTOYAGE-RANGEMENT

     Le rangement du mobilier : tables et chaises dans le local spécifique immédiatement après les manifestations ne donnant pas satisfaction ce rangement se fera désormais autour de la salle en cas de besoin ou ne se fera pas du tout. Cette solution moins contraignante pour les organisateurs comme pour le gestionnaire devarit permettre un contrôle plus facile plus efficace tout en évitant un vieillissement prématuré du mobilier.

ARTICLE 9 : UTILISATION DE LA CUISINE

     L'utilisation de la cuisine sera soumise au versement d'une location dont le montant forfaitaire est fixé chaque année par le Conseil Municipal. Le responsable de la salle donnera au moment de la location toutes les explications concernant le fonctionnement des appareils. L'utilisateur devra se conformer à ces prescriptions (utilisation, nettoyage). Il est interdit d'introduire tout autre appareil (congélateur, gazinière) et surtout des bouteilles de gaz. Cette interdiction est valable pour toute la salle. La cuisine sera parfaitement nettoyée : mobilier et sol seront laissés dans l'état où ils ont été trouvés. La friteuse sera vidangée et dégraissée à l'eau tiède, les fours dégrossis à l'eau tiède.

ARTICLE 10 : MATERIEL

     Il est interdit de sortir tout matériel de la salle : tables, chaises, matériel de cuisine, sonorisation. Il est interdit d'y introduire du matériel sans accord préalable du Responsable de la salle.

ARTICLE 11 : REGIE

     L'utilisation de la régie et son équipement (sonorisation, éclairage de scène) sera soumise à un tarif forfaitaire. Les manipulations se feront sous l'entière responsabilité de l'organisateur, compte tenu de la fragilité et du coût du matériel.

ARTICLE 12 : DEGRADATION ET NUISANCE

     Toute dégradation fera l'objet d'un constat par Procés Verbal signé par les deux parties. Les frais de remise en état des lieux et le remplacement du matériel seront facturés en plus de la location. Le Conseil Municipal se réserve le droit, en cas de dégradation importante de refuser toute location ultérieur à l'utilisateur responsable. L'utilisation de confettis est strictement interdite.

ARTICLE 13 : SECURITE

     Les organisateurs seront tenus :

  • de limiter les entrés des participants de manière à ce que la capacité de la salle ne soit jamais dépassée (421 personnes)
    • De manière exceptionnelle une dérogation peut être envisagée. La demande de dérogation devra être faite au minimum 45 jours avant la date prévue d'utlisation des locaux.
    • En effet, cette dérogation sera accordée par le Maire après avis de la commission de sécurité qui se prononcera sur la capacité maximum acceptable et les dispositifs de sécurité supplémentaire à mettre en place.
  • d'assurer le libre passage vers les issues de secours
  • de laisser libre l'accès de la salle pour les véhicules de secours
  • aucune modification ne devra être apportée à l'installation électrique de la salle ni à aucune autre installation.
  • les organisateurs devront prévoir les moyens et le personnel nécessaire pour assurer le bon fonctionnement et la surveillance de la salle.
  • pour les aménagements de scène risquant de mettre en cause la sécurité, les organisateurs devront demander l'avis des Sapeurs Pompiers.
  • un téléphone d'appel d'urgence est disponible.

ARTICLE 14 :

     Le présent règlement pourra être modifié en fonction de besoins ou impératifs nouveaux.